Wie gehe ich mit Gefahren im Audit-Alltag um?
Kennen Sie das Gefühl, dass sich Audits nach vielen Berufsjahren schleichend ritualisieren? Steigender Druck und fehlende Tools fordern Prüfkräften alles ab. Dieser Beitrag beleuchtet sieben typische Hürden – von Herrschaftswissen bis zu Wahrnehmungsverzerrungen. Er zeigt auf, wie Sie mit der Methode „Auditor-Reflexion“ souverän gegensteuern.
Die Anforderungen an Ihre Arbeit als Auditor:in steigen seit Jahren kontinuierlich. Gleichzeitig nimmt die Zahl qualifizierter Kolleginnen und Kollegen demografisch bedingt ab, während Zulassungsbedingungen und Qualifikationshürden steigen. Die Konsequenz für Ihren Alltag: Der Druck wächst, das Audit-Tempo zieht an und technologischer Support lässt oft noch auf sich warten.
Da Unternehmen teils lange auf Zertifizierungstermine warten müssen, blicken sie umso kritischer auf das, was Sie vor Ort leisten und dokumentieren. Wer jedoch viele Jahre im selben Job tätig ist, läuft unbewusst Gefahr, in Verhaltensmuster zu verfallen, die dem Auditerfolg und der Kundenbeziehung schaden können.
Schleichende Gefahren im Prüfalltag
Reflektieren Sie Ihren Audit-Alltag regelmäßig auf folgende Klippen:
● Herrschaftswissen: Ihr umfangreiches Branchen-, Fach- und Normenwissen darf niemals als Machtdemonstration gegenüber Auditierten dienen. Teilen Sie Ihr Know-how großzügig, statt es im „Elfenbeinturm“ zu bunkern.
● Ritualisierung (Schema F): Wer wiederkehrend dieselbe Branche auditiert, läuft Gefahr, mechanisch, bürokratisch und stereotyp vorzugehen.
● Machterhalt: Wer entscheidet, was als Abweichung gilt, besitzt Macht. Gehen Sie verantwortungsvoll damit um und kommunizieren Sie Feststellungen stets klar, sachlich und wertschätzend.
● Entscheidungslegitimation: Prüfen heißt Entscheidungen treffen und Konsequenzen aufzeigen – jedoch nicht, erzieherisch oder moralisierend auf den Betrieb einzuwirken.
● Fehleinschätzungen: Auch erfahrene Prüfkräfte unterliegen Biases. Eigenes Erfahrungswissen kann den Blick trüben, wenn Sie nach Beweisen für vorschnelle Annahmen suchen.
● Kompromisslosigkeit: Wer nur in Schwarz-Weiß-Kategorien denkt oder rasch von A nach B gelangen will, verliert den Blick für das Gesamtsystem. Ebenso hilft nicht, aggressiv und unerbittlich zu streiten und grundsätzlich Recht haben zu wollen.
● Vielreden und Besserwissen: Langatmige Monologe, unpräzise Fragen oder ungefragte Ratschläge führen dazu, dass Auditierte im Gespräch geistig abschalten.
Die Lösung: Die Methode „Auditor-Reflexion“
Wie begegnen Sie diesen Herausforderungen wirksam? Nutzen Sie im nächsten kollegialen Erfahrungsaustausch (Erfa) das Instrument der „Auditor-Reflexion“ – eine strukturierte Form der Kollegialen Fallberatung für Teams von 4 bis 5 Personen.Der 7-schrittige Ablauf (Gesamtdauer: 60–70 Minuten)
Rollen festlegen (5–10 Min.): Die Gruppe bestimmt 1 Sitzungsleitung, 1 Fallgeber:in und wählt den konkreten Fall aus.
Problem vortragen (10 Min.): Die/Der Fallgeber:in schildert das Anliegen: Was ist passiert? Welche Bedingungen lagen vor? Wer war beteiligt?
Nachfragen stellen (5 Min.): Die Gruppe stellt reine Informations- und Verständnisfragen an den Fallgeber. Wichtig: Noch keine Diskussionen führen!
Einfälle & Vorschläge sammeln (15 Min.): Die Beratungsgruppe sammelt Assoziationen, Empfindungen sowie konkrete Lösungsideen aus eigener Erfahrung.
Rückmeldung der/des Fallgebers (15 Min.): Die/Der Fallgeber:in sortiert das Gehörte laut: Was ist brauchbar? Was hilft nicht weiter?
Gemeinsamer Austausch (10 Min.): Die Runde klärt offene Punkte, plant erste Handlungsschritte und vertieft Lösungsansätze.
Abschluss & Feedback (5 Min.): Rückmeldung an Spielleitung und Fallgeber:in, Abgleich ähnlicher Erfahrungen anderer und Terminabsprache für Folgesitzungen.
Verbindliche Spielregeln für den Erfolg
● Regel für die Gruppe: In den Phasen 2, 3, 4 und 5 sind Bewertungen, Unterbrechungen sowie vorschnelle Diskussionen strikt untersagt.
● Regel für die Fallgeber:in: In Phase 5 nimmt die Person die Perspektiven der Kolleg:innen unvoreingenommen auf. Es erfolgt keine Rechtfertigung oder Richtigstellung.
