Was machen Auditor:innen?
Wer nicht im Qualitätsmanagement tätig ist, kennt das Jobprofil von Auditor:innen selten. Dabei bietet das Berufsfeld gerade für Erfahrene spannende Perspektiven. Dieser Beitrag erklärt, welche Aufgaben Auditor:innen haben, welche Prüfmethoden zum Einsatz kommen und wie sich 1st-, 2nd- und 3rd-Party-Audits unterscheiden.
Auditor:innen sind – neben Sachverständigen und Prüfingenieuren – das „Herzstück“ jeder Zertifizierungsgesellschaft. Sie auditieren bei Kunden vor Ort oder im eigenen Unternehmen. In diesem systematischen Prüfprozess untersuchen Auditor:innen Bereiche, Abläufe, Dienstleistungen oder Produkte daraufhin, ob sie wirksam arbeiten und Normen einhalten. Als Grundlage dient das jeweilige Regelwerk (z. B. eine DIN- oder ISO-Norm).
Ein Audit stellt einen "Prüfprozess" mit sehr unterschiedlichen Zielen dar, den Unternehmen und Organisationen mit Unterstützung eines Auditors durchlaufen. Auditor:innen planen ein Audit systematisch und ihnen obliegt die Leitung/Lenkung des Audits. Audits können sehr unterschiedliche Ziele verfolgen. Wichtig zu wissen: Nicht das Unternehmen, sondern deren Managementsystem wird geprüft. Das können Teilprozesse oder die Gesamtprozesse im Unternehmen sein. Die Gründe für ein Audit sind ebenfalls höchst unterschiedlich. Interne Audits verfolgen andere Ziele als beispielsweise Zertifizierungs-Audits. Allen gemeinsam ist, dass sie den Stand der Erfüllung einer Normenanforderung prüfen. Interne Audits dienen z.B. dazu, den Grad der Erfüllung einer Norm oder den Reifegrad des internen Managementsystems zur Vorbereitung auf eine anstehende Zertifizierung zu prüfen. Während ein Zertifizierungsaudit den Grad der Konformität bzw. die Wirksamkeit des Managementsystems prüft und zertifiziert.
Der Nutzen von Audits für Unternehmen und Organisationen ist enorm. Auditor:innen schauen neutral und unabhängig auf Prozesse und Situationen. Je nach Ziel des Audits decken sie Verbesserungspotenziale für Organisationen auf, die ggf. sonst im Verborgenen bleiben. Sie entdecken Schwachstellen und (teure) Fehler, die abgestellt werden können. Sie prüfen die Einhaltung gesetzlicher/behördlicher Vorgaben (und vermeiden damit im schlimmsten Falle teure Folgekosten).
Im Audit nutzen Auditor:innen verschiedene Methoden: Der Methodenkoffer von Auditor:innen ist gut gefüllt. Stellvertretend seien genannt: Sie untersuchen Stichproben, sie prüfen Dokumente, sie führen Auditgespräche (Interviews) und sie beobachten Abläufe vor Ort. So ist ein Abgleich möglich (Prüfung „gegen“ die Norm) der je nach Auditart und Auditziel zu einer Auditfeststellung (oft auch "Abweichung" genannt) führt.
Wer Auditor:innen jedoch nur als reine „Prüfende“ sieht, greift zu kurz. Durch ihre Einsätze lernen sie unterschiedlichste Branchen tiefgehend kennen und durchdringen in kürzester Zeit komplexe betriebliche Zusammenhänge. Sie denken sich rasch in das Kundenunternehmen ein, verstehen die Arbeit sowie die Vorgehensweise vor Ort und bewerten schließlich die Regelkonformität. So zeigen Auditor:innen konkrete Verbesserungspotenziale auf und unterstützen Unternehmen dabei, gesetzliche, kundenseitige oder sonstige Pflichten verlässlich einzuhalten.
Es werden drei Auditarten bezogen auf die Auditor-Funktion unterschieden:
1st Party Audits (Interne Audits):
Mitarbeitende aus der eigenen Organisation (häufig aus dem Qualitätsmanagement) oder beauftragte externe Berater prüfen die eigenen Prozesse.
2nd Party Audits (Lieferanten-Audits):
Unternehmen überprüfen die Regelkonformität der Prozesse innerhalb ihrer Lieferkette. Auch hier setzen Betriebe eigene Mitarbeitende ein oder beauftragen externe Berater.
3rd Party Audits (Zertifizierungsaudits):
Eine unabhängige, externe Instanz bewertet die Organisation eines Unternehmens. Diese Zertifizierungs-Auditor:innen arbeiten entweder freiberuflich oder festangestellt bei einer Zertifizierungsgesellschaft (auch Konformitätsbewertungsstelle genannt).
Je nach Prozess innerhalb eines Zertifizierungszyklus gibt weitere Audit-Arten, wie z.B. Vor-Audit, Überwachungsaudit, Witness-Audit, Re-Zertifizierungs-Audit oder außerplanmäßiges Audit.
Besonderheit Auditoren für Produkt-Normen
Jenseits von Managementsystemen gibt es auch Auditor:innen, die für die Prüfung und Überwachung von Produkten, Herstellungsprozessen bzw. die Sicherstellung von Kundenanforderungen (für Produkte) zuständig sind. Solche Auditor:innen sind z.B. im Lebensmittel/Tierfutterbereich, im Medizintechnik/Medizinprodukte-Bereich oder für Hersteller von Spielzeugen, technischen, elektrischen, elektronischen Produkten tätig.
Ein Produkt-Audit prüft, ob beispielweise Herstellungsprozesse gesetzlichen Vorgaben oder nationalen/internationalen Normen oder spezifischen Kundenanforderungen entspricht. Die Prüfung dieser Produkte kann vor Ort im Unternehmen oder im Labor eines Prüfdienstleisters stattfinden. Audits dienen dazu, die Produktmerkmale (Design, Qualität) und technische Dokumentationen/Spezifikationen abzugleichen, Produktionsprozesse in allen Fertigungsschritten in Hinblick auf die Konformität zu überwachen/zu prüfen. Das Ziel ist, die Einhaltung von Kundenanforderungen sicherzustellen und Haftungsrisiken auszuschließen. Zudem benötigen Hersteller von Produkten häufig spezielle Zertifikate, wie z.B. CE-, GS- oder andere Label, um ihre Produkte in den Handel zu bringen.
Berufsbezeichnung Auditor - Verwechslungsgefahr
Bei der Berufsbezeichnung besteht Verwechslungsgefahr: Ein Audit in der Zertifizierungsbranche unterscheidet sich grundlegend von der Arbeit in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Wirtschaftsprüfer:innen prüfen und testieren ausschließlich Finanzdaten auf Basis eigener Regelwerke (z. B. IFRS) – und nicht nach den DIN- und ISO-Normen der Prüfbranche. Zudem unterscheidet sich das Audit von der internen Revision: Während Auditor:innen vollkommen unabhängig vom auditierten Unternehmen agieren, sind Revisoren meist direkt im Unternehmen angestellt und handeln im Auftrag der Geschäftsführung oder des Vorstands.
