Wie trainiere ich fundiert zu argumentieren?

Audits sind hochkomplexe Kommunikationsprozesse: Feststellungen entstehen nicht zufällig, sondern sind das Ergebnis genauer Untersuchungen. Dieser Beitrag zeigt auf, wie Auditor:innen ihre Argumentation auf verlässliche Daten stützen, Schlüsselbegriffe klären und logische Schlüsse ziehen, um Abweichungen im Betrieb nachvollziehbar darzulegen.

Eine weit verbreitete Vorstellung besagt, Auditor:innen würden lediglich zuhören, Vorgänge begutachten, Daten protokollieren und Berichte verfassen. Die Realität im Feld ist jedoch anspruchsvoller: Audits sind und bleiben hochkomplexe Kommunikationsprozesse. Feststellungen und Schlussfolgerungen ergeben sich nicht von selbst, sondern entstehen im Dialog und im Rahmen gründlicher Untersuchungen. Damit auditierte Organisationen Auditgebnisse annehmen, müssen diese schlüssig und verständlich dargelegt werden.

Die Basis: Absicht definieren und Fokussierung wahren

Jedes Argument im Audit verfolgt eine Absicht – sei es, verdeckte Informationen freizulegen oder eine formelle Abweichung nachvollziehbar zu begründen. Definieren Sie Ihre zentralen Absichten stets präzise und klar. Prüfen Sie im Gesprächsverlauf regelmäßig, ob Sie auf Kurs sind, und meiden Sie aus Zeitgründen unbedeutende Nebenschauplätze. Betrachten Sie Argumentationssequenzen stets als gemeinsamen Versuch, eine offene Frage zu klären oder ein konkretes Problem zu lösen.

Bausteine einer fundierten Argumentation

Eine wirksame Argumentation im Prüfwesen stützt sich auf fundamentale Elemente:

Daten, Informationen und Belege nutzen: Stützen Sie Aussagen ausschließlich auf Daten, die durch Dokumente oder Stichproben abgesichert sind. Berücksichtigen Sie Belege für wie auch gegen Ihren Standpunkt gleichermaßen. Überprüfen Sie jede Information vorab auf Richtigkeit und Relevanz.

Offen interpretieren und folgern: Jede Schlussfolgerung beruht auf Interpretationen und kann fehlerbehaftet sein. Bleiben Sie offen für Gegenargumente, bevor Sie finale Schlüsse ziehen. Prüfen Sie sorgfältig, ob Ihre Schlüsse logisch zueinander passen, und legen Sie zugrunde liegende Annahmen offen.

Konzepte und Schlüsselbegriffe definieren: Häufig nutzen Auditierte und Auditoren unterschiedliche Begrifflichkeiten. Benennen und definieren Sie zentrale Schlüsselbegriffe eindeutig, um Missverständnisse zu vermeiden, und beziehen Sie alternative Definitionen sachlich ein.

Annahmen offenlegen: Wenn Sie Abweichungen darlegen, machen Sie die Grundannahmen Ihrer Argumentation transparent und prüfen Sie, ob diese normativ vertretbar sind.

Auswirkungen und Konsequenzen aufzeigen: Das Aufdecken von Abweichungen zieht für den Betrieb oft spürbare Folgen nach sich. Benennen Sie sowohl negative als auch positive Konsequenzen vollständig und sachlich.

Standpunkte fair würdigen: Machen Sie sich eigene Standpunkte wie auch die Positionen der Gegenseite bewusst. Analysieren Sie Vor- und Nachteile gegnerischer Argumente und behandeln Sie abweichende Sichten stets fair und einheitlich.

Wie geht das? Prinzipien überzeugender Argumentation

Klarheit: Formulieren Sie Gedanken präzise und verständlich. Nutzen Sie bei Bedarf Beispiele oder Veranschaulichungen.

Richtigkeit: Verifizieren Sie Ihre Fakten mithilfe Ihres auditiven Methodenkoffers lückenlos auf ihre Korrektheit.

Exaktheit: Nennen Sie konkrete Details (Wer, Was, Wo, Wann, Wie), wo immer es nötig ist.

Relevanz: Prüfen Sie den Bezug von Argument und Problem: Eine Feststellung kann klar, richtig und exakt sein, aber irrelevant dafür, ob etwas laut Norm konform ist

Tiefgang: Dringen Sie zu den komplexen Ursachen eines Problems vor, anstatt an der Oberfläche vager Aussagen zu verbleiben.

Vernetzung: Managementsysteme sind komplex..Betrachten Sie Sachverhalte aus verschiedenen Perspektiven (z. B. aus Sicht der Fachabteilung vs. der Geschäftsführung).

Logik: Ordnen Sie Gedanken in einer schlüssigen Reihenfolge an. Prüfen Sie streng, ob Ihre Folgerungen zwingend aus den vorliegenden Belegen resultieren.

In der Argumentation im Audit gibt es also einiges zu beachten. Audits folgen einem engen Zeitregime. Weshalb es wichtig ist, fokussiert zu arbeiten. Bearbeite ich gerade ein Nebenproblem oder bin ich noch am zentralen Problem orientiert? Und welche der ausgetauschten Fakten und Argumente sind letztlich entscheidend und zentral?

Fazit

Gute und fundiert vorgetragene Argumente tragen schließlich zur Lösung von Aufgaben und Problemen bei, versachlichen Konflikte und unterstützen auditierte Unternehmen darin, ihre Organisation zu verbessern und wirksam zu sein.