Wie werde ich als Auditor:in berufen?
(Der interne Prüfprozess)

Der Prozess bis zur finalen Berufung als Zertifizierungs-Auditor:in dauert oft Wochen oder Monate. Doch warum erfordert der Einstieg so viel Zeit? Dieser Beitrag erläutert die Schritte von der Vorprüfung im Auditor-Management über die Vorstellungsgespräche bis hin zu den entscheidenden Monitoring-Audits und der Berufung.

Schritt 1: Bewerbungsunterlagen sichten und prüfen

Qualifikation: Die Fachabteilung, die diesen Prüfschritt bei Zertifizierungsgesellschaften durchführt heißt üblicherweise Auditorenmanagement. Die Verantwortlichen prüfen Ihre Unterlagen auf die Grundkriterien (Ausbildung oder Studium, Berufserfahrung, Qualifikationsnachweise sowie bisherige Auditerfahrung).

Einsatzgebiet: Im nächsten Schritt ermittelt das Team, für welche Regelwerke (z. B. DIN- oder ISO-Normen) und für welche Branchenbereiche (Scopes) Sie als Auditor:in infrage kommen.

Abgleich von Akkreditierung und Kundenstamm: Des Weiteren prüft die Gesellschaft, ob sie für das spezifische Portfolio akkreditiert ist und ob ein passender Kundenstamm vorliegt, um Sie ausreichend auszulasten.

Ergeben sich bei allen drei Punkten genügend Schnittmengen und eine hohe Passung, erhalten Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Schritt 2: Vorstellungsgespräch (per Video oder persönlich)

Neben dem gegenseitigen Kennenlernen prüft die Zertifizierungsstelle im Gespräch, ob Sie zusätzlich zur fachlichen Eignung über die notwendige persönliche und soziale Kompetenz verfügen. Typische Prüfsteine im Gespräch sind:

• wie professionell Sie kommunizieren und auftreten

• wie prägnant Sie argumentieren und Informationen interpretieren

• wie und welche Fragen Sie stellen

• über welches Fachwissen Sie zu Managementsystemen, Audits und Zertifizierungsverfahren bereits verfügen

• ob Sie mit den Rahmenbedingungen des Jobs vertraut sind

Idealerweise erläutert Ihnen die Gesellschaft im Gespräch den konkreten Ablauf von Onboarding und Einarbeitung. Am Ende entscheiden beide Seiten, ob der Einstieg fachlich, persönlich und sozial passt. Im besten Fall erhalten Sie ein vertragliches Angebot.

Schritt 3: Vertragsschluss

Sobald Sie sich über alle vertraglichen Rahmenbedingungen einig sind, schließen Sie und die Zertifizierungsgesellschaft den Vertrag ab.

Schritt 4: Onboarding und Berufungsvorbereitung

Meist noch vor dem ersten Arbeitstag bitten Zertifizierungsstellen um weitere Unterlagen für das formelle Berufungsverfahren. Nicht ohne Grund erinnert diese Phase an eine detaillierte „Dokumentenschlacht“: Das Auditor-Management bewertet Ihre Belege tiefgehend, fordert Nachweise nach und lässt interne Formulare ausfüllen. Dazu gehören standardmäßig:

• Audit-Logfile (Auditliste): Sofern Sie bereits als Auditor:in tätig waren, reichen Sie eine detaillierte Liste Ihrer absolvierten Audits ein (gegliedert nach Norm, Kunde, Rolle, Datum, Auditart etc.).
  

• Selbstauskünfte: Sie legen fachliche Auskünfte offen, die belegen, wie Sie die Kompetenzkriterien der jeweiligen Norm erfüllen (z. B. gemäß ISO/IEC 17021-1). Zudem weisen Sie Ihre spezifische Praxis in den jeweiligen Branchen nach. Diese Belege zeigen auf, welche normativen Anforderungen Sie bereits abdecken oder wo das Unternehmen Sie nachschulen muss.

Jede Zertifizierungsstelle nutzt hierfür eigene Prozesse. Nach dem Einreichen bewerten interne Begutachter:innen die Unterlagen nach festgelegten Kriterien.

Schritt 5: Trainee- und Monitoring-Audits zum Nachweis der Praxis

Abhängig von Ihren Vorerfahrungen absolvieren Sie anschließend praktische Audits. Erfahrene Kolleg:innen begleiten und prüfen Sie dabei im Feld. Es gibt zwei wesentliche Formen dieser Überwachungsaudits:

Trainee-Audits: Fehlt Ihnen noch praktische Auditerfahrung, begleiten Sie als Trainee erfahrene Prüfkräfte bei mehreren Kunden-Audits.

Monitoring-Audits (auch Freigabe- oder Überwachungsaudits genannt): Für diese Audits gibt es drei Anlässe:

1. Nachweis praktischer Auditerfahrung: In diesem überprüfenden Einsatz übernehmen Sie den kompletten Auditprozess eigenständig (Planung, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation). Eine erfahrene Prüfkraft überwacht die Einhaltung aller Vorgaben und entscheidet über Ihre Freigabe. Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie Ihre Berufungsurkunde. Je nach Erfahrungsstand erfolgt zunächst die Berufung als Co-Auditor:in (Einsatz in Audit-Teams) oder direkt als Lead-Auditor:in.
   

2. Nachweis der Einhaltung von Unternehmensprozessen: Ein:e erfahrene:ne Kolleg:in prüft im Audit, ob Sie die internen Prozesse und Berichtsstandards der Zertifizierungsstelle beherrschen. Dieser Anlass ist oft mit anderen Überwachungszielen kombiniert.
   

3. Nachweis von Branchenpraxis in technischen Bereichen: Diese Form bestätigt Ihre Erfahrung in einer spezifischen Branche oder einem technischen Bereich des jeweiligen Scopes. Ein Beispiel: Bei Umwelt-Auditoren (ISO 14001) prüft die Stelle, ob eine Zulassung für kritische Scopes (z. B. der Einsatz in einem Kernkraftwerk) möglich ist. Dies gelingt, wenn Sie einschlägige Praxiserfahrung aus solchen Unternehmen mitbringen und Ihre Eignung im Monitoring-Audit praktisch nachweisen.

Alle drei Arten des Monitoring-Audits lassen sich einzeln oder gebündelt in einem Audit durchführen.

Die zeitliche Dimension des Onboardings

Die ausführliche Darstellung verdeutlicht hoffentlich, warum die Phase bis zur endgültigen Berufung mehrere Monate oder bis zu einem Jahr in Anspruch nehmen kann. Zertifizierungsstellen müssen erfahrene Monitor-Kolleg:innen bereitstellen und passende Kunden-Audits einplanen, in denen neue Prüfkräfte trainieren können.

Am Ende stellt die Zertifizierungsstelle Ihre Berufungsurkunde aus. Diese legt fest, für welche Managementsysteme (z. B. ISO 9001) und Branchen (z. B. IAF-Scope 18 für Maschinenbau) Sie arbeiten dürfen. Die Urkunde bestätigt Ihre fachliche Eignung, regelt die Befristung (Berufungen müssen regelmäßig verlängert werden) und definiert Ihren Status. Wichtig für Freiberufliche: Die Urkunde stellt eine Berechtigung zur Auditierung dar, garantiert jedoch keine festen Aufträge.

Fazit: Warum ist dieser Aufwand notwendig?

Akkreditierte Konformitätsbewertungsstellen sind durch Normen wie die DIN EN ISO/IEC 17021-1 verpflichtet, die Kompetenz ihrer Auditoren kontinuierlich nachzuweisen und aufrechtzuerhalten. Die Akkreditierungsbehörde (in Deutschland primär die DAkkS) prüft die Zertifizierungsstellen jährlich und begutachtet per Stichprobe deren Auditor-Pool. Dieser Aufwand sichert nicht nur die Reputation der Prüfgesellschaften: Erfüllt ein:e Auditor:in die Kompetenzanforderungen nicht nachweisbar, kann im Extremfall das beim Kunden ausgestellte Zertifikat seine Gültigkeit verlieren.