Gretchenfrage der Zertifizierung: Akkreditiert oder nicht – wo liegt der Unterschied?
Akkreditiert oder nicht-akkreditiert: Bei der Wahl der richtigen Zertifizierungsstelle stehen Unternehmen oft vor einer Grundsatzentscheidung. Ina Westphal erläutert die Unterschiede und deren Folgen. Sie erklärt, warum das Akkreditierungslogo über internationale Anerkennung entscheidet und wann billige Alternativen teuer werden.
Warum ist der Unterschied zwischen akkreditierter und nicht akkreditierter Zertifizierungsstelle essenziell für Unternehmen?
Kürzlich rief mich ein Kunde (Geschäftsführer aus dem produzierenden Bereich) an. Er wirkte ungehalten und geradezu verärgert. Hellmund sei doch auf die TIC-Branche spezialisiert. Wie und woran könne er denn eine für ein Regelwerk akkreditierte Zertifizierungsstelle erkennen? Und woher solle er wissen, warum das überhaupt wichtig ist. Er schilderte mir, dass ihm eine Steuererstattung (nach EnergieStG) verwehrt bleibt, weil das ausgestellte Prüfsiegel der Zertifizierungsstelle nicht anerkannt wird. Der Grund: Die Zertifizierungsstelle ist keine akkreditierte Konformitätsbewertungsstelle. Darauf konnte ich zunächst selbst nicht konkret antworten. Gut, wir sind Personalberater für die TIC-Branche, doch in jeder regulatorischen „Untiefe“ sind wir dennoch nicht zu Hause…
Ich recherchierte und befragte in meinen Netzwerk. Dabei wurde mir klar, dass das Problem meines Kunden leider kein Einzelfall ist. Es gibt tatsächlich Zertifizierungsgesellschaften, die ein Audit/eine Zertifizierung durchführen für Anlässe, in denen eigentlich eine Akkreditierung erforderlich ist. In meinen Augen hochproblematisch: Denn hier wurden im Vorfeld die Erwartungen, Ziele des Kunden sowie rechtliche Vorgaben nicht geklärt bzw. nicht offen kommuniziert.
Wann kann der Einsatz „nicht akkreditierter“ Standards bzw. die Zusammenarbeit mit einer nicht akkreditierten Zertifizierungsstelle sinnvoll sein?
Organisationsentwicklung/Verbesserungsprozess: Natürlich kann sich heute jedes Unternehmen für ein Regelwerk auditieren, zertifizieren und damit überprüfen lassen, ob es die Anforderungen einer Norm erfüllt. Dafür braucht es lediglich eine mit der Zertifizierung vertraute, erfahrene Zertifizierungsgesellschaft, die die Kriterien der Norm und natürlich weitere Qualitätsaspekte einhält.
Nichtakkreditierte Auditsysteme: Es existieren darüber hinaus eine Vielzahl normähnlicher Vorgaben, Regeln und "Gütesiegel", die von unterschiedlichen Stellen wie zum Beispiel Verbänden, Organisationen oder anderen Unternehmen herausgegeben werden. Dies nennt man den „nicht akkreditierten Bereich“. Möchte man sein Unternehmen nach solchen Vorgaben prüfen, steht das natürlich jedem frei.
Die Erfahrung meines Kunden zeigt, dass allerdings Vorsicht angebracht ist. Wenn ein Prüfdienstleister (hier Zertifizierungsstelle - der Begriff ist übrigens nicht geschützt) für eine DIN- oder ISO-Norm eine Zertifizierung anbietet, jedoch nicht bei der DAkkS - oder einer anderen Akkreditierungsorganisation bzw. ein anderen Systemgeber, wie z.B. IATF oder IFS - für die Norm zugelassen ist. Es gibt Anlässe, die zwingend eine für das Regelwerk (und wie ich jetzt auch weiß, für die jeweilige Branche!) akkreditierte Zertifizierungsstelle vorschreiben.
Wann sollten Unternehmen mit einer akkreditierten Zertifizierungsstelle zusammenarbeiten?
Haftungsfragen: Versicherer verlangen heute von Unternehmen, dass sie in bestimmten Bereichen akkreditierte Zertifizierungen vorweisen können. So stufen sie das Unternehmen oder deren Leistungen mit einem geringeren Risiko bei der Versicherung ein. Oder im Falle eines Schadens kann das Unternehmen nachweisen, dass es geeignete Maßnahmen ergriffen hat, um Schaden abzuwenden, was das eigene Haftungsrisiko senkt.
Fördermittel: Die Vergabe von (öffentlichen) Fördermitteln kann daran gebunden sein, dass ein Unternehmen eine akkreditierte Zertifizierung nachweisen kann.
Finanzierung: Bei der Kreditvergabe müssen Unternehmen Auflagen erfüllen. Zum Beispiel den Nachweis einer Zertifizierung für bestimmte Managementsysteme (z.B. Risikomanagement, Compliance) erbringen. Im besten Falle spart das Unternehmen so über viele Jahre Geld, weil es für den Kredit niedrigere Zinsen aufbringen muss. Im äußersten Falle kann sogar die Kreditzusage an eine akkreditierte Zertifizierung geknüpft sein.
Steuererstattung: Ein Beispiel, das viele (energieintensive) Unternehmen betrifft: Eine Steuererstattung bzw. Steuerentlastung nach Energiesteuergesetz (EnergieStG) erlangen Unternehmen nur, wenn „der Nachweis …. durch Konformitätsbewertungsstellen, die von der nationalen Akkreditierungsstelle für die Zertifizierung von Energiemanagementsystemen nach der DIN EN ISO 5001 akkreditiert sind.“ erbracht wird.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Sie legen fest, dass Unternehmen den Nachweis einer akkreditierten Zertifizierung zu erbringen haben.
Vergabe (öffentlicher) Aufträge: Mitgliedstaaten der EU verlangen schon heute von öffentlichen Institutionen den Nachweis eines ISO-Zertifikats von einer akkreditierten Stelle für die Vergabe öffentlicher Aufträge. Ein anderes Beispiel aus der Privatwirtschaft. Die Hersteller(z.B. OEMs im Automotive-Sektor) knüpfen die Vergabe von Aufträgen an Zulieferer/Teilehersteller oder Entwicklungspartner heute an die Zertifizierung durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle.
Diese Auflistung ist keinesfalls vollständig, das ist das, was ich zusammentragen konnte.
Wie kann ein Unternehmen prüfen, ob die Zertifizierungsstelle für das Managementsystem/das Produkt akkreditiert ist?
1. Schritt Recherche: Welche Zertifizierungsgesellschaften sind auf die jeweilige Norm/das Regelwerk spezialisiert? Die Webseite müsste (so die Regel…) den Hinweis enthalten, dass die Zertifizierungsstelle von der DAkkS (oder einer ausländischen Akkreditierungsstelle bzw. einem Systemgeber) als Konformitätsbewertungsstelle akkreditiert ist. Speziell für die DAkkS findet sich dann der Hinweis auf die Akkreditierung für Managementsysteme nach DIN EN ISO IEC 17021 (Managementsysteme) und/oder DIN EN ISO/IEC 17065 (Prozesse, Produkte, Dienstleistungen).
Finden Sie den Hinweis dort nicht (wobei auch das schon ein Achtungszeichen für mich wäre), dann hilft der Blick auf die Seiten der DAkkS (https://www.dakks.de/de/akkreditierte-stellen-suche.html) oder die Seiten des Systemgebers. Hier einmal am Beispiel der Automotive-Norm IATF 16949 (https://www.iatfglobaloversight.org/certification-bodies/under-contract/). Schauen Sie sich dort die jeweilige Urkunde genau an, um herauszufinden, ob der Zertifizierer auch für Ihre Branche (meist unter Geltungsbereich zu finden) akkreditiert ist.
2. Schritt Erstgespräch: Besprechen Sie Ihre Anforderungen bzw. konkretisieren Sie den Anlass für die Zertifizierung. Müssen Sie rechtliche, steuerrechtliche, versicherungsrechtliche Auflagen erfüllen? Hängt davon die Vergabe eines Auftrags ab? Soll die Zertifizierung eine Finanzierung oder Fördermittel ermöglichen? Lassen Sie sich die Akkreditierungsurkunden mit den Geltungsbereichen nachweisen. Fragen Sie nach, ob der Zertifizierer über eine ausreichende Zahl und über fachlich und sprachlich qualifizierte Auditor:innen verfügt. Denn wenn Sie ausländische Standorte haben, braucht es Auditor:innen, die mindestens in Englisch auditieren, besser in der Landessprache. Fordern Sie Nachweise über die Auditorenqualifikation an.
3. Schritt Vertrag: Lassen Sie sich vertraglich von der Zertifizierungsstelle absichern, dass die Auflagen und Ihre Vorgaben erfüllt werden.
Und das Problem meines Kunden? Wie es für meinen Kunden aus dem produzierenden Gewerbe weitergegangen ist? Nun, der Ärger und Zeitaufwand war groß, weil die Voraussetzungen für die Steuererstattung nicht erfüllt waren. Es musste eine neue Zertifizierungsgesellschaft gesucht und das Audit wiederholt wiederholt werden. Dadurch sind Mehrkosten entstanden, die einen Teil der Steuererstattung wieder „aufgefressen“ haben.
